Le défi : volume élevé, petite équipe, tout au manuel

Beckwood Press, fabricant de presses hydrauliques et servo-électriques, gère un service d'achats restreint mais performant. Cependant, avec deux acheteurs pour un grand volume de bons de commande, suivre le rythme devenait difficile.

Trois points de friction nuisaient à l'efficacité :

• Un volume élevé de commandes laissant peu de temps pour autre chose

• Un manque de visibilité au sein de l'équipe, compliquant la couverture et la collaboration

• Des mises à jour manuelles fastidieuses dans ERP pour chaque changement de date, révision et statut

Trouver la bonne solution

Beckwood Press a découvert Axya lors d'une conférence sur l'IA de Genius, où Axya était présenté comme partenaire privilégié du système Genius ERP, le logiciel utilisé par Beckwood. Ce partenariat a d'emblée crédibilisé Axya, mais c'est le produit lui-même qui a scellé la décision.

« Axya était transparente, aidante, et le système s'est révélé extrêmement convivial », a souligné l'équipe. Dans un marché saturé d'outils d'approvisionnement complexes, la simplicité d'utilisation et un partenariat honnête ont fait la différence.

L'implantation a mobilisé l'équipe des achats de Beckwood, leur responsable de l'excellence opérationnelle (qui gère la relation ERP) et leur partenaire informatique. L'intégration s'est avérée étonnamment simple.

« L'intégration du système a été la plus simple de ma carrière. Le processus s'est fait sans heurts et nous avons été opérationnels immédiatement. »

Les résultats : 100 heures libérées chaque mois

Depuis l'adoption d'Axya, Beckwood Press constate des gains mesurables dans toute l'organisation.

Un gain de temps majeur

Le résultat le plus marquant est le temps récupéré sur les tâches manuelles. Les acheteurs gagnent 15 minutes par commande sur le cycle de vie d'un bon d'achat. Avec un volume moyen de 400 commandes par mois, cela représente 100 heures chaque mois réaffectées à des tâches à valeur ajoutée, au développement des relations fournisseurs et à la croissance professionnelle.

Meilleure collaboration et visibilité

Les informations d'achat étant centralisées et accessibles dans Axya, l'absence d'un membre de l'équipe ne freine plus les opérations. Chacun peut reprendre le travail en cours, suivre les commandes ouvertes ou répondre aux fournisseurs sans chercher dans ses courriels ou ses chiffriers.

Exactitude accrue des données ERP

L'automatisation des mises à jour manuelles permet de maintenir les dossiers ERP plus précis et à jour, réduisant ainsi les risques d'erreurs liés à la saisie répétitive.

Capacité évolutive

Résultat probant : Beckwood gère un volume de commandes accru à effectif constant. Axya a non seulement optimisé l'efficacité, mais a aussi permis de soutenir la croissance sans embauches supplémentaires.

Gestion intelligente des fournisseurs

Le module d'appels d'offres simplifie la sélection des commandes, et l'accès à des analyses robustes permet à Beckwood de partager des données de performance pertinentes avec ses fournisseurs, améliorant ainsi la responsabilisation et la qualité des partenariats.

L'avis des fournisseurs

L'adoption dépasse l'équipe de Beckwood. Plusieurs fournisseurs utilisent le portail Axya pour gérer leurs commandes et apprécient qu'il ne s'agisse pas d'une plateforme lourde de plus à maintenir.

« Nos fournisseurs apprécient de ne pas avoir à se connecter à un autre système lourd à maintenir », explique l'équipe des achats. La capacité du système à hiérarchiser le travail selon le statut des commandes est valorisée par les deux parties.

L'expérience du soutien Axya

Au-delà du logiciel, Beckwood a été impressionnée par l'équipe d'Axya.

« Le soutien reçu de l'équipe Axya est fantastique. De la formation à l'accompagnement continu pour automatiser d'autres processus avec notre ERP, nous ne pouvions demander mieux. Ils comprennent parfaitement le fonctionnement de notre ERP, ce qui simplifie tout. »

Cette expertise approfondie de l'ERP et l'accompagnement continu de Beckwood dans l'évolution de son utilisation d'Axya constituent un réel facteur de différenciation.

En conclusion

Pour Beckwood Press, Axya a tenu ses promesses : des achats simplifiés, une meilleure visibilité et l'automatisation des tâches administratives pour permettre à une équipe restreinte mais performante de se concentrer sur l'essentiel.

100 heures récupérées. Même équipe. Meilleurs résultats.

Pour découvrir comment Axya peut aider votre équipe d'approvisionnement à en faire plus avec moins, visitez axya.co.