JURIDIQUE · AGENT DE COURRIER
Dernière mise à jour : 23 septembre 2026
Politique de confidentialité de l'agent de messagerie Axya
Cette politique explique comment la fonctionnalité optionnelle de l'Agent de messagerie d'Axya utilise et protège les données des boîtes de réception Google Gmail et Microsoft Outlook.
1. Qui nous sommes et ce que couvre cette politique
Axya (« Axya », « nous ») exploite une plateforme d'approvisionnement manufacturier B2B. L'agent de messagerie Axya (« l'agent de messagerie ») est une fonctionnalité optionnelle qui permet à un acheteur de connecter sa propre boîte de courriel professionnelle — Google Workspace (Gmail) ou Microsoft 365 (Outlook) — afin que : 1. les courriels entrants des fournisseurs soient associés au bon de commande (PO) ou à l'appel d'offre (RFQ) correspondant de l'acheteur; et 2. optionnellement, l'acheteur puisse envoyer ses courriels sortants vers les fournisseurs par l'entremise de sa propre boîte de courriel.
Cette politique explique quelles données de la boîte de courriel l'agent de messagerie consulte, pourquoi, comment elles sont utilisées, stockées, partagées, conservées, et comment vous contrôlez et révoquez cet accès. Elle est conforme aux contrôles techniques décrits dans le document d'Axya intitulé Connexion d'une boîte de courriel — Guide sur l'informatique et la sécurité. Elle complète et doit être lue conjointement avec la politique de confidentialité d'Axya (la politique de l'entreprise); lorsque le présent document est silencieux, la politique globale de l'entreprise s'applique. Veuillez harmoniser le nom de l'entité, la loi applicable et les coordonnées ci-dessous avec la politique de l'entreprise avant la publication.
2. Services des API Google — Divulgation d'utilisation limitée (Gmail)
1. Utilisation destinée uniquement à l'utilisateur. Nous utilisons les données Gmail exclusivement pour fournir les fonctionnalités principales de l'Agent de messagerie : l'intégration des courriels entrants des fournisseurs dans vos commandes ou appels d'offre, l'application de l'étiquette [Axya Ingested] et, si vous y consentez, l'envoi de courriels aux fournisseurs depuis votre boîte de réception.
2. Aucun transfert sauf autorisation. Nous ne transférons pas les données Gmail, sauf si cela est nécessaire pour fournir ou améliorer ces fonctionnalités, pour nous conformer à la loi applicable ou dans le cadre d'une fusion ou d'une acquisition, et, le cas échéant, avec votre consentement.
3. Aucune publicité. Nous n'utilisons pas les données Gmail pour diffuser des publicités de quelque nature que ce soit, y compris le ciblage publicitaire, les publicités personnalisées ou basées sur les intérêts, et nous ne vendons pas les données Gmail.
4. Aucune lecture humaine. Nous ne permettons à aucun être humain de lire les données Gmail, sauf avec votre consentement explicite pour des messages spécifiques, lorsque cela est nécessaire pour des raisons de sécurité ou de conformité à la loi, ou lorsque les données ont été regroupées et anonymisées pour des opérations internes. Le traitement d'Axya est automatisé.
5. Aucun entraînement d'IA ou d'apprentissage automatique généralisé. Nous n'utilisons pas les API de Google Workspace ni les données obtenues par leur intermédiaire pour développer, entraîner ou améliorer des modèles d'IA ou d'apprentissage automatique généralisés ou non personnalisés. Le contenu de Gmail n'est jamais ajouté à un ensemble de données d'entraînement ou de réglage de modèle.
Comment nous utilisons l'IA (classification automatisée)
Pour alimenter une fonctionnalité destinée aux utilisateurs, Axya utilise un modèle de classification automatisé hébergé sur Amazon Web Services (Amazon Bedrock) afin d'analyser le message reçu d'un fournisseur et d'en détecter l'intention, ce qui permet à Axya de suggérer une action suivante. Ce traitement au moment de l'inférence ne constitue pas une lecture humaine et n'est pas utilisé à des fins publicitaires. Amazon Bedrock ne stocke pas les données d'entrée ou de sortie, ne les utilise pas pour entraîner des modèles et ne les partage pas avec le fournisseur du modèle sous-jacent. Les messages sont traités dans leur langue d'origine, sans service de traduction externe. Le contenu de Gmail n'est pas utilisé pour créer, entraîner, perfectionner ou améliorer un modèle généraliste ou non personnalisé.
3. Quelles données de boîte de réception nous consultons — et ce que nous évitons délibérément de lire
L'agent de messagerie est conçu pour la minimisation des données. Contrairement à une synchronisation complète de la boîte de réception, il applique un filtre de confidentialité avant toute récupération du contenu d'un message.
Ce à quoi nous accédons
• Les en-têtes de message des courriels entrants, pour vérifier si l'expéditeur est un fournisseur figurant sur la liste de votre organisation.
• Le corps et les pièces jointes uniquement lorsque l'expéditeur est un fournisseur reconnu, afin que le message puisse être classé dans le bon de commande ou l'appel d'offre correspondant.
• L'adresse courriel et le profil de base du compte connecté, via openid, email et profile.
• La possibilité d'appliquer une étiquette Gmail ([Axya Ingested]) aux messages que nous saisissons.
• La possibilité d'envoyer des messages que vous rédigez ou déclenchez dans Axya, uniquement si vous activez l'envoi pour cette boîte de messagerie.
Ce que nous choisissons délibérément de ne pas consulter ou stocker
• Nous ne téléchargeons ni ne stockons de courriels internes, personnels ou sans lien avec les fournisseurs; seul un décompte cumulatif des messages ignorés est conservé.
• Nous ne consultons pas les contacts, l'agenda ou le Drive de Gmail.
• Nous ne supprimons jamais de messages de façon définitive. Les autorisations de modification de Gmail ne sont pas utilisées pour la suppression.
• Dans le cas d'une boîte de messagerie personnelle, tout courriel de fournisseur récupéré qui ne peut être associé à une commande ou à un appel d'offres Axya existant est rejeté et purgé; le message demeure uniquement dans votre boîte de messagerie.
4. Pourquoi nous demandons chaque autorisation
Portée
Type
Pourquoi
gmail.modifier
Accès restreint
Lisez les courriels entrants des fournisseurs pour les saisir dans votre bon de commande ou votre appel d'offre, puis appliquez l'étiquette [Axya Ingested] afin de voir ce qui a été saisi. Utilisé pour l'étiquetage et non pour la suppression.
gmail.envoyer
Accès restreint
Envoyez les courriels destinés à vos fournisseurs à partir de votre propre boîte de réception, uniquement si vous choisissez d'activer cette option.
openid, courriel, profil
Non confidentiel
Identifiez la boîte de réception à laquelle vous vous connectez. Aucun accès à l'annuaire ou à l'ensemble de l'organisation.
Nous demandons un accès délégué uniquement à la boîte de réception de l'utilisateur connecté (ainsi qu'aux boîtes aux lettres partagées pour lesquelles l'utilisateur dispose d'une délégation explicite). Nous ne demandons aucun accès aux boîtes de réception au niveau de l'application ou de l'organisation.
5. Comment vos données sont stockées et sécurisées
• Conservation des jetons. Nous stockons uniquement le jeton de rafraîchissement OAuth, chiffré au repos à l'aide d'un chiffrement authentifié basé sur AES avec une clé dédiée. Il n'est jamais affiché dans le navigateur, jamais enregistré dans les journaux d'activité et est immédiatement purgé lorsque vous vous déconnectez.
• Contenu capturé. Les courriels des fournisseurs associés à une commande sont stockés dans la base de données de l'application et le stockage d'objets d'Axya, chiffrés en transit avec TLS et protégés par des contrôles d'accès standard, pour la durée de vie de cette fiche de commande.
• Les courriels impossibles à acheminer ne sont pas conservés. Les courriels des fournisseurs qui ne peuvent pas être liés à une commande pour une boîte de réception personnelle sont purgés; les courriels ne provenant pas de fournisseurs ne sont jamais téléchargés.
• Sécurité du transport et des flux. Les connexions utilisent le flux de code d'autorisation OAuth avec PKCE et un paramètre d'état à usage unique lié au navigateur, sur TLS.
• Transparence et vérification. Chaque message capturé est étiqueté [Axya Ingested] dans votre boîte aux lettres. Les événements de connexion, de reconnexion, de déconnexion, de nouvelle autorisation et d'importation sont enregistrés dans les journaux d'activité avec l'auteur et l'horodatage.
6. Comment nous partageons les données
Nous ne vendons pas les données de votre boîte de messagerie et nous ne les partageons pas à des fins publicitaires. Le contenu saisi lié aux commandes est partagé uniquement au sein de votre organisation Axya avec les collègues qui ont accès à la commande ou à l'appel d'offre concerné, avec les fournisseurs de services qui hébergent et exploitent Axya, principalement Amazon Web Services, y compris Amazon Bedrock pour la classification automatisée des messages, en vertu d'obligations contractuelles de confidentialité et de protection des données, lorsque cela est requis pour se conformer aux lois applicables ou aux demandes légales, et dans le cadre d'une fusion ou d'une acquisition, sous réserve de la présente politique. Amazon Bedrock ne conserve pas le contenu des messages et ne l'utilise pas pour entraîner des modèles. Nous ne transférons pas les données Gmail à des tiers pour leurs propres besoins.
7. Rétention et suppression des données
• Les courriels saisis liés à une commande sont conservés pendant toute la durée de vie de la commande ou de la fiche d'appels d'offre associée dans votre espace de travail Axya, puis traités conformément aux pratiques de conservation de l'entreprise Axya.
• Les courriels non acheminables et ceux ne provenant pas de fournisseurs ne sont pas conservés, ils sont supprimés, purgés ou ne sont jamais téléchargés.
• Les jetons de rafraîchissement OAuth sont purgés immédiatement lors de la déconnexion par vous ou votre administrateur informatique.
• Sur demande, contactez-nous au sujet des périodes de conservation du contenu déjà saisi lié aux commandes ou pour demander sa suppression, conformément à la politique de confidentialité d'Axya et aux lois applicables.
8. Vos contrôles et comment révoquer l'accès
Vous gardez en tout temps le contrôle de la connexion :
Lire cette boîte de réception (ingestion) : activé = nous capturons les courriels entrants des fournisseurs; désactivé = envoi seulement, nous ne lisons jamais la boîte de réception.
Envoyer depuis cette boîte de réception : désactivé par défaut; activé = vos courriels sortants destinés aux fournisseurs sont envoyés par cette boîte de messagerie.
Afficher les courriels non liés : désactivé par défaut pour une boîte de réception personnelle : les messages que nous ne pouvons pas associer à une commande sont supprimés, et non archivés.
Pour révoquer l'accès à tout moment :
Dans Axya : ouvrez l'Agent de messagerie → Gérer les boîtes de réception → Déconnecter. Cela supprime immédiatement le jeton stocké et interrompt toute lecture ou envoi.
Dans Google : visitez myaccount.google.com/permissions et supprimez l'Agent de messagerie Axya.
Votre administrateur informatique peut révoquer l'accès pour l'ensemble de l'organisation via la console d'administration Google (Commandes des API → l'application Axya → Bloquée / supprimée des applications de confiance).
9. Données concernant les enfants
L'Agent de courrier est un outil professionnel proposé aux organisations et ne s'adresse pas aux enfants.
10. Modifications de cette politique
Nous pouvons mettre à jour cette politique. Nous modifierons la date de « Dernière mise à jour » ci-dessus et, dans le cas de modifications substantielles touchant les boîtes de messagerie connectées, nous en aviserons les clients concernés.
11. Communiquer avec nous
Pour toute question concernant cette politique ou les données de votre boîte de réception, veuillez contacter admin@axya.co.