Machinage Piché : Des acheteurs 25x plus efficaces grâce à Axya et Genius ERP

Présentation de l'entreprise

Basée au Québec, au Canada, Machinage Piché est un acteur majeur dans la conception et la fabrication d'équipements automatisés sur mesure pour l'industrie du bois. Depuis plus de 40 ans, l'entreprise se distingue par son expertise et ses solutions adaptées, optimisant chaque étape de la transformation secondaire du bois grâce à des lignes de sciage et de rabotage innovantes.

Le problème rencontré

Avant d'adopter Axya, Machinage Piché utilisait déjà Genius ERP pour gérer ses achats. Toutefois, l'entreprise souhaitait optimiser davantage la gestion des commandes d'achat (PO) et des demandes de soumissions (RFQ). Bien que Genius ERP constituait une base solide pour la production, les interactions quotidiennes des acheteurs avec les fournisseurs étaient principalement gérées par courriels et tâches dans Outlook, puis archivées en imprimant les fichiers ou en stockant des milliers de documents sur leurs réseaux locaux. Cette approche fragmentée compliquait la collaboration interne, impliquait de nombreuses tâches manuelles et laissait des données importantes en dehors de Genius ERP, ce qui rendait notamment l’implémentation de stratégies d’optimisation de fournisseurs (processus et revue de performance) très difficile.

Pour compléter Genius ERP et fluidifier davantage les opérations d'approvisionnement, Machinage Piché a adopté Axya, une application tierce intégrée à Genius. Axya est une plateforme collaborative conçue pour les équipes d'achats industriels, favorisant l'automatisation, la centralisation des processus et l'amélioration de la collaboration avec les fournisseurs.

Objectifs et attentes

Les objectifs de Machinage Piché visaient à :

• Réduire le temps de traitement des commandes.

• Améliorer la visibilité et centraliser les informations.

• Simplifier la délégation des tâches internes.

• Assurer un meilleur suivi et évaluation des fournisseurs.

• Automatiser la saisie des données dans l'ERP.

Optimisation des achats avec Genius ERP et Axya

L'intégration d'Axya à Genius ERP a permis à Machinage Piché d'accroître considérablement la productivité de ses acheteurs en centralisant et automatisant leurs processus. Cette synergie a amélioré la visibilité des opérations, éliminé les tâches sans valeur ajoutée et garantissant que Genius ERP disposait toujours des informations les plus précises et actualisées concernant les commandes en cours et les prix des fournisseurs. Cela a été rendu possible grâce à quatre améliorations clés :

• Automatisation intelligente des suivis : envoi automatique d'e-mails aux fournisseurs pour s'assurer du respect des délais et mettre à jour les dates d'échéance dans Genius ERP.

• Tableaux de bord centralisés : regroupement des commandes et des demandes de soumissions avec des statuts intelligents, permettant une collaboration efficace et un suivi simplifié.

• Lecture automatique des PDF : technologie d'IA permettant d'interpréter automatiquement les documents des fournisseurs (devis, confirmations de commande, etc.).

• Intégration fluide à Genius ERP : synchronisation des données en temps réel entre Genius et Axya, assurant une mise à jour instantanée des informations.

Bénéfices et résultats obtenus

En quelques semaines, la solution a été déployée avec succès pour plus de quatre acheteurs. Quelques mois plus tard, Machinage Piché a constaté des améliorations significatives :

• Une productivité multipliée par 25, grâce à l'optimisation des processus (réduction du temps de traitement des commandes de 50 minutes à quelques minutes seulement).

• Une visibilité accrue en temps réel sur l'état des commandes et les performances des fournisseurs, afin de mieux planifier stratégiquement.

• Une délégation facilitée entre les acheteurs, les superviseurs et les opérationnels.

• Une diminution accrue des saisies manuelles, grâce à l'automatisation de la lecture des PDF et à l'intégration à l'ERP.

• Un processus d'approvisionnement plus intuitif et efficace, même pour les employés peu familiers avec les technologies.

Une intégration rapide avec Genius ERP

L'installation d'Axya avec Genius ERP s'est faite en seulement 45 minutes, avec des ajustements mineurs. Cette mise en place rapide a été rendue possible grâce au partenariat technologique entre Axya et Genius, permettant à Machinage Piché de bénéficier rapidement des avantages de l'automatisation, sans formation lourde ni support IT spécialisé.

Témoignage

Maude Guénette, Analyste d'affaires TI chez Machinage Piché :

"Depuis que nous utilisons Axya, même certains de nos fournisseurs sont devenus plus proactifs ! Mais surtout, nous gagnons un temps précieux grâce à la lecture automatique des PDF et à l'automatisation des processus. C'est vraiment magique."

Maude souligne également la qualité du service client d'Axya, toujours à l'écoute et réactif, accompagnant l'entreprise dans l'optimisation continue de ses processus.

Conclusion

L'intégration d'Axya au sein de Genius ERP a transformé la gestion des achats chez Machinage Piché. En allégeant les tâches administratives, en renforçant la visibilité et en améliorant la collaboration avec les fournisseurs, l'équipe peut se concentrer pleinement sur des initiatives stratégiques et à forte valeur ajoutée.

Avec ces améliorations, Machinage Piché est mieux préparé à relever les défis à venir et à continuer d'innover dans le secteur de la fabrication d'équipements.

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