Le temps de traitement d'un appel d'offres représente le temps écoulé entre le moment où une demande de sourcing est reçue en interne par l'équipe d'approvisionnement (souvent en provenance de l'ingénierie) et le moment où la sélection du fournisseur est achevée pour le package demandé et synchronisée avec un système ERP pour les étapes ultérieures de contractualisation.

Dans l'industrie manufacturière, 20 jours ouvrables est généralement un seuil utilisé pour savoir si un cycle d'approvisionnement est en bonne voie ou non. Pour cet indicateur, plus le cycle est court, mieux c'est, car il a un impact direct sur la livraison des pièces dans les délais.

Le temps de traitement peut être divisé en 3 étapes successives :

(i) la collecte et la soumission des informations techniques aux fournisseurs sélectionnés

(ii) les fournisseurs prennent le temps de soumettre leurs offres

(iii) la consolidation et l'analyse des données pour compléter la sélection stratégique des fournisseurs.

3 étapes du temps de traitement

Chacune de ces étapes peut être mesurée et contrôlée indépendamment et additionnée pour obtenir le temps de traitement de la demande d'offre. La segmentation de ces trois étapes donne beaucoup plus de visibilité et vous permet de surveiller où se trouve le goulot d'étranglement au sein de votre service des achats au fil des mois...

(i) Transfert de données : le processus interne entre l'ingénierie et les achats est-il efficace ou les retards s'accumulent-ils en raison d'un mauvais transfert d'informations ?

(ii) Offre des fournisseurs : La disponibilité de votre réseau de fournisseurs est-elle bonne ou sont-ils très occupés et vous avez du mal à obtenir la quantité d'offre requise en temps voulu ?

(iii) Prise de décision : Votre équipe d'approvisionnement a-t-elle le temps de se concentrer sur ce qui est important ou est-elle débordée et incapable de prendre des décisions stratégiques à temps ?

Avec un fabricant partenaire de l'industrie aérospatiale, nous avons mis en œuvre une stratégie au début de 2022 pour d'abord surveiller et ensuite réduire le temps de traitement des demandes de prix. Les résultats ont été assez impressionnants !

L'image ci-dessus est un extrait d'un rapport KPI réalisé pour couvrir ce sujet avec notre partenaire dans l'aérospatiale. Les données ont été modifiées et rendues anonymes. Elles sont présentées à titre de référence uniquement.

Nous avons d'abord réalisé que le temps de réponse des fournisseurs fluctuait proportionnellement à leur disponibilité en interne. Pour gérer ces paramètres, le client a modulé le nombre de fournisseurs ciblés en ajoutant temporairement 2 ou 3 fournisseurs approuvés dans la boucle pour compenser les indisponibilités de leurs principaux fournisseurs.

Cependant, comme le montre l'image ci-dessus, une grande partie du temps de traitement était allouée à la période de prise de décision de l'équipe des achats. Le problème était que les données étaient reçues par des centaines d'emails, chacun avec ses propres feuilles de calcul Excel.

Nous avons réalisé que la consolidation de ces données et le fait de savoir quand un appel d'offres était prêt à être décidé constituaient le principal goulot d'étranglement de cette étape. Nous avons donc fourni au client des outils pour normaliser les modèles de devis reçus par les fournisseurs et des tableaux de bord visuels pour comparer facilement les données des devis. Nous avons également mis en place un système de tableaux de bord permettant aux équipes chargées des achats de voir leur pipeline de demandes de devis en temps réel et de disposer de statuts visuels indiquant dès qu'une demande de devis était prête à être analysée (c'est-à-dire que 80 % des fournisseurs avaient répondu).

Cela a permis de réduire le temps de traitement de cette équipe d'environ 8 jours ouvrables, ce qui représente une réduction de temps de 30% réalisée dans le cadre d'un plan de mise en œuvre de 1 à 2 mois.

L'étape suivante consiste à optimiser la période d'établissement des devis des fournisseurs. Saviez-vous que dans ces +/- 10 jours de travail liés à la période de devis, il y a environ 3-4 jours de perdus à cause d'un va-et-vient inefficace entre le fournisseur et l'acheteur ? Je vous en dirai plus sur ce sujet dans mon prochain billet !

Si ce sujet vous intéresse, contactez-moi ! Je serais heureux de prolonger la discussion et d'en savoir plus sur la façon dont vous suivez vos indicateurs clés de performance en matière d'achats et sur les défis auxquels vous êtes actuellement confrontés.

Alexandre Laliberté, Head of Customer Success at Axya, alexandre@axya.co